MỤC LỤC
Tổng đài điện thoại khách sạn là một hệ thống được nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện nay. Đặc biệt, mô hình này được ứng dụng nhiều nhất trong lĩnh vực khách sạn và resort. Đây là công cụ tốt nhất để gắn kết khách hàng và hoàn thiện các dịch vụ. Đồng thời, hệ thống cũng giúp nhân viên phản hồi nhanh chóng nhu cầu của từng khách hàng. Để hiểu hơn về mô hình, hãy cùng U&ME tìm hiểu kỹ qua bài viết dưới đây.
1. Vì sao nên sử dụng tổng đài cho khách sạn?
Hệ thống tổng đài đóng vai trò quan trọng trong nhiều doanh nghiệp hiện đại. Nó phương thức tốt nhất để giao tiếp của các doanh nghiệp dịch vụ, cụ thể là khách sạn và resort.
Hệ thống giúp tiết kiệm chi phí cước gọi nội bộ, dễ dàng gọi ra bên ngoài qua trung kế. Không những thế, hệ thống còn kết nối với các thiết bị fax, điện thoại bàn, điện thoại bàn không dây. Nó giúp xử lý công việc nhanh hơn và giao tiếp nhanh chóng, thuận tiện.
Việc ứng dụng tổng đài có khả năng tiếp nhận được nhiều cuộc gọi tại một thời điểm. Các cuộc gọi nội bộ có thể liên lạc với nhau, chuyển máy mà không cần di chuyển. Mọi cuộc gọi được xử lý nhanh chóng, đáp ứng các nhu cầu dịch vụ của khách hàng. Bên cạnh đó, lắp đặt tổng đài điện thoại khách sạn còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:
1.1. Hỗ trợ quản lý khách hàng chuyên nghiệp hơn
Việc liên lạc với khách hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng đài điện thoại đáp ứng mong muốn liên lạc nội bộ và ra bên ngoài. Trong khách sạn, nhân viên dễ dàng nhận được các cuộc gọi nội bộ từ khách hàng lưu trú. Đồng thời, dễ dàng tiếp nhận tất cả cuộc gọi từ bên ngoài đến khách sạn.
Nhờ có hệ thống tổng đài, việc chăm sóc khách hàng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Nó cũng đem đến cho doanh nghiệp sự chuyên nghiệp và nâng cao chất lượng dịch vụ.
1.2. Tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc
Khách sạn hay resort thường tích hợp nhiều tiện ích như nhà hàng, khu vui chơi, spa,… Những mô hình này có diện tích rộng lớn và tách biệt với bên ngoài. Mục đích của khách hàng đến nơi đây nhằm nghỉ ngơi và tận hưởng các dịch vụ. Vì vậy, việc đáp ứng nhu cầu kịp thời cho khách hàng là điều quan trọng. Tổng đài khách hàng giúp giải quyết các cuộc gọi chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm hơn.
Bên cạnh đó, hệ thống điện thoại tổng đài sẽ sử dụng chung một số điện thoại. Nó giúp nhân viên tiếp nhận nhiều cuộc của khách hàng cùng một lúc và gọi đi được nhiều số. Bên cạnh đó, nó còn hạn chế tình trạng bỏ sót các cuộc gọi của khách hàng.
Với tần suất cuộc gọi dày đặc của các khách sạn, việc sử dụng tổng đài sẽ giúp tiết kiệm được chi phí. Cước phí cũng được hỗ trợ ở mức thấp nên cũng làm khách hàng được thoải mái hơn khi gọi điện. Từ đó, giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu đặt phòng, cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng mọi lúc.
1.3. Mang đến nhiều tiện ích thiết thực
Tổng đài điện thoại khách sạn phù hợp với tất cả từ khách sạn lớn, nhà nghỉ đến khu nhà khác nhỏ. Cho dù mô hình nào thì đều cần mang đến những dịch vụ tốt nhất. Do đó, tổng đài giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh hơn so với đối thủ hay cơ sở khác.
Khi lắp đặt tổng đài, nó sẽ mang đến nhiều tiện ích và dịch vụ chuyên nghiệp. Ngoài ra, chi phí mở rộng thêm máy nhánh hoặc thêm hệ thống đều rất dễ dàng, nhanh chóng. Việc cài đặt chỉ mất khoảng 30 phút và không cần quá nhiều chi phí đầu tư cho các thiết bị.
1.4. Liên kết nhiều loại thiết bị trên một hệ thống
Với nhu cầu sử dụng như hiện nay, rất nhiều loại tổng đài ra đời để đáp ứng nhu cầu. Bên cạnh đó, nhu cầu sử dụng nhiều thiết bị trên một hệ thống ngày càng tăng. Tổng đài điện thoại khách sạn cho phép người dùng nhận và chuyển cuộc gọi trên nhiều thiết bị. Nhân viên có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào để nhận cuộc gọi từ khách hàng.
2. Những tính năng đặc biệt của hệ thống tổng đài
Khi lắp đặt các hệ thống tổng đài doanh nghiệp sẽ được cung cấp tiện ích để nâng cao hiệu quả. Cụ thể phải kể đến đó là:
- Cước liên lạc nội bộ hoàn toàn miễn phí
- Dễ dàng quản lý các cuộc gọi từ khách hàng và nhân viên
- Thông tin khách hàng được bảo mật và xử lý nhanh chóng
- Dễ dàng kiểm soát “Check in”, “Check Out” của khách hàng trong suốt quá trình ở khách sạn
- Tính phí nhanh chóng với phần mềm quản lý chuyên nghiệp
- Dễ dàng cài đặt được lời chào và hỗ trợ thông tin tới khách hàng mọi lúc, mọi nơi
KẾT LUẬN
Qua bài viết trên của U&ME, hy vọng bạn có được những thông tin hữu ích về tổng đài điện thoại khách sạn. Nó giúp doanh nghiệp quản lý chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí hơn. Nếu có nhu cầu lắp đặt hệ thống tổng đài, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé!
