MỤC LỤC
Bạn đang muốn xây dựng hệ thống tổng đài IP cho doanh nghiệp? Bạn đang lên giải pháp tổng đài sao cho phù hợp và tiết kiệm chi phí. Hãy cùng U&ME tìm hiểu về những thành phần chính của một hệ thống tổng đài nhé!
Tổng quan về tổng đài IP
Giải pháp hệ thống tổng đài IP là tổng đài điện thoại dành cho doanh nghiệp triển khai trên nền tảng Internet. Nó được kết nối và sử dụng qua hệ thống mạng LAN.
Ưu điểm nổi bật của tổng đài IP so với các tổng đài truyền thống phải kể đến là:
- Không tốn quá nhiều chi phí do sử dụng chung nền tảng mạng sẵn có.
- Thực hiện ghi âm cuộc gọi dễ dàng và lưu trữ tới 12 tháng.
- Cung cấp tính năng trả lời tự động IVR.
- Hỗ trợ phân phối các cuộc gọi một cách tự động và thông minh.
- Dễ dàng kết nối với các phần mềm quản lý CRM và ERP.
- Nhanh chóng kiểm tra, lập báo cáo lịch sử cuộc gọi đi và đến.
Các thành phần cơ bản của tổng đài IP
Để xây dựng một hệ thống tổng đài IP chuyên nghiệp, cần rất nhiều thành phần nhưng chủ yếu là 3 phần chính sau đây.
Đầu số để xây dựng tổng đài
Đầu số là một thành phần không thể thiếu trong các hệ thống tổng đài. Nó giúp tổng đài có thể gọi vào và gọi ra nhanh chóng. Có rất nhiều đầu số cho bạn lựa chọn hiện nay như đầu số theo mã vùng, 1900, 1800,… Trong đó 1900 và 1800 là những đầu số thường được sử dụng trong những doanh nghiệp Contact Center.
Ngoài ra còn có đầu số dành cho tổng đài Analog. Các nhà mạng thường cung cấp đầu số này như VNPT, Viettel …. Nếu bạn muốn chuyển từ đầu số Analog sang IP thì bạn cần có thiết bị chuyển đổi.
Đầu số tiếp theo phải kể đến là đầu số VOIP. Đầu số này được sử dụng để cấu hình trực tiếp vào tổng đài IP. Chỉ cần kết nối trực tiếp qua mạng mà không cần đến thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp đầu số này là FPT, CMC, Viettel.
Hệ thống tổng đài IP
Tổng đài IP được xem làm một thành phần trung tâm để xây dựng giải pháp. Nó đóng vai trò kết nối đầu số và thiết bị đầu cuối để tạo nên một hệ thống thống nhất.
Để lên giải pháp phù hợp, bạn cần lựa chọn tổng đài IP phù hợp với số lượng ext (máy nhánh). Bên cạnh đó, yếu tố về chất lượng thương cũng là yếu tố quyết định. U&ME hiện nay là nhà phân phối ủy quyền số 1 tổng đài NEC tại Việt Nam. NEC là một trong những nhà phân phối tổng đài uy tín và lâu đời của Nhật Bản.
Bạn cần hỗ trợ để lên giải pháp hệ thống tổng đài IP tối ưu và tiết kiệm chi phí. Hãy liên hệ với U&ME để được các kỹ thuật viên lâu năm tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp.
Các thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối là một thành phần không kém phần quan trọng để thực hiện các cuộc gọi. Phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà thiết bị đầu cuối được chia thành các loại sau:
1. Điện thoại tổng đài IP
Điện thoại IP có rất nhiều loại để bạn lựa chọn, trong đó có 3 loại chính:
Điện thoại có dây: Loại này phù hợp với các vị trí có dây mạng. Là thiết bị điện thoại có chức năng chia sẻ mạng nên chỉ cần đặt ở vị trí thích hợp. Ưu điểm nổi bật của các điện thoại có dây dùng trong tổng đài IP là:
- Giá cả phù hợp để triển khai phù hợp mọi mô hình dự án
- Chất lượng vượt trội, thời gian sử dụng được tối ưu.
- Hỗ trợ cung cấp PoE qua mạng LAN.
Điện thoại tổng đài IP không dây: Đối với dòng này phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng và những vị trí thường xuyên phải di chuyển.
Điện thoại tổng đài IP dành cho tiếp tân: Đây là dòng điện thoại được thiết kế riêng cho các vị trí đón khách, tiếp tân. Hỗ trợ bàn phím mở rộng để nhân viên có thể thao tác nhanh hơn.
2. Softphone
Softphone là phần mềm gọi điện thoại miễn phí có chức năng như một chiếc điện thoại tổng đài IP. Nó được cài đặt trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh để tiện liên hệ cho người dùng.
Ngoài ra, phần mềm này còn được sử dụng kết hợp với tai nghe. Thích hợp ở các bộ phận chăm sóc khách hàng hay gọi điện liên tục.
Phần mềm tương thích với hệ điều hành IOS, Android. Vì vậy, rất thích hợp với những vị trí thường thường xuyên di chuyển, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lớn.
Trên đây là những thành phần cơ bản của một hệ thống hệ thống tổng đài IP. Hiện nay có rất nhiều hệ thống tổng đài để lựa chọn. Tuy nhiên, để triển khai tổng đài tiết kiệm chi phí và phù hợp với dự án thì bạn cần phải tìm hiểu kỹ. Còn chần chừ mà không liên hệ với U&ME để được hỗ trợ kỹ nhé!
