MỤC LỤC
Một hệ thống hạ tầng mạng dành cho khách sạn được thiết kế và lên giải pháp bao gồm các tính năng sau:
CHECK-IN
Khi check-in, khách có thể chọn những tính năng sau:
Cho phép check-in cho từng khách hay cho từng nhóm khách (group check-in).
Cho phép khách chọn số phòng khi check-in hoặc được gán tự động một trong số các phòng chưa có khách check-in.
Số gọi trực tiếp (Direct line (DDI number)): Nếu tổng đài khách sạn được kết nối với mạng ISDN sẽ hỗ trợ tính năng DDI, cho phép từ bên ngoài gọi trực tiếp đến phòng khách.
Mật khẩu (Password): Cho phép truy xuất đến các tính năng như: khoá máy (set unclock), truy xuất voice mail,…
Deposit (Chi phí trả trước/tiền đặt cọc): Hệ thống sẽ kiểm tra khi hoá đơn điện thoại của khách vượt quá số tiền trả trước (deposit), khách hàng sẽ không thể thực hiện các cuộc gọi ra ngoài. Tính năng này là tùy chọn (tùy thuộc yêu cầu lập trình ban đầu) để khách hàng có nhiều lựa chọn.
- Số tiền trả trước (deposit) là cố định.
- Số tiền trả trước là tùy thuộc vào khách hàng.
Hộp thư thoại (Voice Mail Box): Khách hàng sẽ được gán một hộp thư thoại khi check-in để lưu giữa các mẫu tin nhắn khi khách đi vắng. Tính năng này là tùy chọn (tùy thuộc vào việc hệ thống có trang bị hệ thống voice mail hay không).
Điện thoại DECT (Mobile DECT): Khi vào khách sạn khách hàng sẽ được cấp cho một mobile DECT. Tính năng này là tùy chọn (tùy thuộc vào việc hệ thống tổng đài khách sạn có trang bị hệ thống DECT).
Đa ngôn ngữ (Multi-language):
- Tính năng Hotel có thể hỗ trợ lên tới 8 ngôn ngữ: Khi check-in khách có thể chọn 1 trong 8 ngôn ngữ.
- Các voice guide dùng trong tổng đài, trong hệ thống voice mail và các thông tin hiển thị trên các máy điệ thoại digital, DECT,… sẽ cùng ngôn ngữ khách đã chọn khi check-in.
Đa mật danh: Cho phép một khách check-in với nhiều tên khác nhau.
Đối với các khách đặt phòng trước, khách có thể được tạo một hộp thư thoại trước khi check-in và chọn phòng. Do đó, sau khi khách check-in sẽ nhận được các mẫu tin nhắn thoại (nếu có) trước đó (trước khi khách check-in). Sau đó, các mẫu tin nhắn này sẽ được tự động chuyển lên phòng khách sau khi khách đã check-in.
Ngoài ra, tính năng Hotel còn cho phép khách thuê bao một hộp thư thoại cho riêng mình với những câu chào và giới thiệu riêng,… mà không cần check-in. Điều này cho phép khách tạo ra các văn phòng ảo thuận tiện cho các khách cần thực hiện việc giao dịch, buôn bán,… từ xa.
VOICE MAIL
Tùy theo yêu cầu của khách, đối với các cuộc gọi đến không có trả lời (do khách đi vắng,…) sẽ được tự động chuyển đến bàn điều hành hoặc hệ thống Voice mail.
Thông báo có tin nhắn mới trong hộp thư thoại bằng đèn LED trên máy điện thoại hoặc một lời nhắn (voice guide) khi khách nhắc máy điện thoại.
Cho phép khách nghe những tin nhắn thoại này. Mỗi khách có một mật khẩu riêng để truy xuất hộp thư thoại.
Khách có thể thay đổi mật khẩu để truy xuất hộp thư thoại.
Các tin nhắn sẽ được lưu giữa trong suốt thời gian lưu trú của khách. Các tin nhắn này chỉ bị xoá khi có một khách mới check-in.
Khách có thể tạo ra các lời chào (Greeting message) của riêng mình trong hộp thư thoại của mình chẳng hạn như: tên, lý do khách đi vắng,… Các lời chào này sẽ bị xoá khi có một khách mới check-in.
Cho phép khách hàng lập trình lại, lưu trữ hoặc xoá các thông số lập trình trước đây để lập trình lại theo yêu cầu của chính mình.
Thông báo cho khách biết số lượng tin nhắn được lưu trữ trong hộp thư thoại.
Đối với các tin nhắn chưa được nghe:
- Khách sẽ được nhắc nhở khi check-out.
- Sẽ được lưu giữ lại cho đến lần check-in kế tiếp với điều kiện khách check-in với cùng tên so với lần check-in trước đây.
CHUYỂN PHÒNG (ROOM MOVING)
Khi khách có yêu cầu thay đổi phòng:
Tất cả các cuộc gọi đến đang diễn ra (I/C call) sẽ được chuyển hướng tạm thời sang hộp thư thoại của khách.
Sau khi quá trình thay đổi phòng hoàn tất, các cuộc gọi sẽ được chuyển hướng trở lại đến phòng mới vừa được đổi của khách.
Tất cả các dữ liệu trước đây của khách như: hoá đơn điện thoại, tiền trả trước (deposit), các tin nhắn thoại,… sẽ được giữ lại và chuyển toàn bộ sang phòng mới của khách.
BUỒNG ĐIỆN THOẠI (PHONE BOOTH)
Cho phép đặt các buồng tại điện thoại công cộng trong phạm vi khách sạn, cho phép khách thực hiện các cuộc gọi:
Một cách trực tiếp:
- Bằng cách nhập vào mật khẩu (password) của khách.
- Cước cuộc gọi sẽ tự động tính vào tài khoản của khách.
Một cách gián tiếp:
- Bằng cách nhờ bàn điều hành kết nối.
- Cước cuộc gọi sẽ được tính vào tài khoản của Phone Booth. Sau đó, nhân viên điều hành sẽ chuyển số tiền này vào tài khoản của khách.
ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG (DECT MOBILE PHONE)
Ngoài sự tiện lợi của chức năng di động giúp liên lạc với khách tại khắp mọi nơi trong phạm vi khách sạn, điện thoại DECT có đầy đủ tính năng của một máy điện thoại số (Reflex set):
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng,…
- Quay số bằng tên (phone book)
- Hiển thị tên của người gọi đến
- Multi-line (nhận/gọi nhiều cuộc gọi cùng lúc), hội nghị (conference)
- Các biểu tượng hiển thị (icon) dễ hiểu,…
Được thiết kế dành riêng cho khách và các nhân viên khách sạn:
Dùng trong các phòng họp (meeting room)
Không bị tính tiền khi nhận cuộc gọi (kể cả các cuộc gọi từ trong nước và nước ngoài).
Giúp liên lạc dễ dàng với các nhân viên khách sạn cần sự cơ động như: nhân viện bảo dưỡng các dịch vụ của khách sạn, nhân viên an ninh,…
Phòng lớn (Hotel Suite)
Cho phép lưu trú nhiều khách trong cùng một phòng (thường dùng cho các khách trong cùng một gia đình,…)
Một số điện thoại duy nhất cho tất cả các máy điện thoại trong Suite.
Khách có thể cùng một lúc gọi/nhận nhiều cuộc gọi.
Có thể gọi nội bộ giữa các máy điện thoại trong trong cùng một Suite.
Có thể lập trình các cuộc gọi báo thức (wake-up call) cho riêng từng máy trong cùng một Suite.
Cho phép nhiều loại điện thoại khác nhau cùng tồn tại trong cùng một Suite như: Analog set, Digital set (Reflex set), DECT set và các thiết bị ISDN trên giao diện bus S0.
Minibar
Cho phép các nhân viên làm dịch vụ phòng cho khách giám sát các loại thức uống khách đã dùng trong minibar tại phòng của khách và gửi các thông tin giám sát này đến chương trình quản lý tiền sảnh (Front-office computer) từ máy điện thoại tại phòng khách hoặc từ bất kỳ máy điện thoại nội bộ khác để tính tiền vào tài khoản của khách.
KIỂM TRA TÌNH TRẠNG PHÒNG (ROOM STATUS)
Cho phép nhân viên làm dịch vụ phòng cho khách giám sát tình trạng của các phòng trong khách sạn (đã có khách, chưa có khách, đã được dọn, chưa được dọn, cần được dọn,…) và gửi thông tin giám sát này đến chương trình quản lý tiền sảnh từ máy điện thoại trên phòng khách hoặc từ bất kỳ máy điện thoại nội bộ khác trong phạm vi khách sạn. Tính năng Hotel không cho phép check-in những phòng có trạng thái là chưa dọn, đã có khách,…
CÁC TÍNH NĂNG KHÁC
Khoá máy (Padlock): không cho phép thực hiện các cuộc gọi ra ngoài từ máy của khách khi khách khoá máy. Để mở máy cần phải biết được mật khẩu (password) của khách.
Báo thức (Wake-up call): các cuộc gọi báo thức có thể được lập trình:
Bởi nhân viên quản lý từ bàn điều hành hoặc máy tính quản lý hệ thống cho từng khách hoặc một nhóm khách.
Bởi khách từ các máy điện thoại trên phòng khách.
Có thể lập trình một lần 4 cuộc gọi báo thức cho từng khách.
Các cuộc gọi báo thức không thành công sẽ được thông báo đến bàn điều hành hoặc máy in dành riêng.
DND (Do not disturb):
- Tính năng này cho phép khách bỏ qua tất cả các cuộc gọi đến (ngoại trừ các cuộc gọi từ bàn điều hành, cuộc gọi báo thức, thông báo có tin nhắn thoại,…)
- Các cuộc gọi trực tiếp từ bên ngoài (DID call) đến máy của khách sẽ được chuyển hướng sang bàn điều hành.
Chặn gọi giữa các phòng khách (inter-room call barring): tùy theo yêu cầu của khách sạn, người quản lý có thể cho phép (hoặc không cho phép) gọi giữa các phòng khách với nhau, ngoại trừ các phòng khách được check-in trong cùng một nhóm (group). Bỏ qua cuộc gọi giữa các phòng khách có thể được thực hiện tại một thời điểm xác định trước trong ngày hoặc theo yêu cầu.
Nếu nhiều khách ở cùng một phòng thường (không dùng phòng suite):
- Mỗi khách sẽ có một mật khẩu riêng (password/số PIN) để sử dụng các dịch vụ như: điện thoại, voice mail,…
- Các hoá đơn cước khi check-out sẽ được tính riêng cho từng khách hoặc chung cho cả hai khách tùy theo yêu cầu của khách
- Mỗi khách sẽ được tạo ra một hộp thư thoại riêng.
Khi đi vắng/hoặc ra khỏi khách sạn: khách có thể chuyển hướng cuộc gọi (chuyển máy) đến một số máy nội bộ khác trong khách sạn hoặc một máy điện thoại bên ngoài (hoặc điện thoại di động của khách),…
CHECK-OUT
Cho phép check-out cho từng khách hoặc từng nhóm khách (group check-out).
Khách sẽ không được phép check-out khi còn đang thực hiện một cuộc gọi ra ngoài tại phòng.
Khách có thể yêu cầu cung cấp hoá đơn tính cước bất kỳ tại điểm nào trong thời gian lưu trú.
Khi một nhóm khách check-out (group check-out): sẽ được cung cấp hoá đơn cước chung cho group và hoá đơn cước riêng cho từng khách.
Khi khách check-out: Các tính năng đã được lập trình cho khách như: cuộc gọi báo thức (Wake-up call), DND (Do not disturb), thông báo có tin nhắn mới, gọi trực tiếp (DID)… sẽ bị hủy. Riêng các tin nhắn thoại sẽ được giữ lại cho đến lần check-in kế tiếp của khách (với cùng tên).
Sau khi check-out: điện thoại trên phòng khách sẽ không còn được phép gọi ra ngoài.
