Các bước triển khai hệ thống tổng đài voip doanh nghiệp

Tổng đài VoIP là tổng đài điện thoại được thiết lập trên hạ tầng mạng LAN hiện có. So với các hệ thống tổng đài truyền thống thì nó mang đến nhiều ưu điểm và tính năng hiện đại hơn. Tuy nhiên, để triển hệ thống tổng đài VoIP vừa hiệu quả mà lại tiết kiệm là không hề dễ dàng. Hãy cùng U&M.E tìm hiểu các bước triển khai tại đây.

1. Khảo sát hiện trạng 

Trước khi bắt đầu vào xây dựng hệ thống tổng đài cho tổ chức và doanh nghiệp. Việc cần thiết là phải khảo hiện trạng hệ thống và nhu cầu sử dụng. Dưới đây là một số cầu hỏi cần được đưa ra khi tiến hành đưa ra giải pháp phù hợp.

Công ty có đang xài hệ thống điện thoại không? Nếu có là các line điện thoại bàn analog hay đã có tổng đài analog.

Tổng đài (nếu có) đang sử dụng của hãng nào? Kết nối với mạng bằng CO line hay E1?

Nhu cầu triển khai mấy nhánh là bao nhiêu? Số lượng hiện có như thế nào?

Tổng đài nếu có là của hãng nào, loại gì? Kết nối với nhà mạng bằng

Đang sử dụng đầu số cho hệ thống tổng đài VoIP của nhà mạng nào? Các tính năng nào đang được sử dụng?

2. Xác định nhu cầu của hệ thống mới

Sau khi nắm được tình hình và hiện trạng hệ thống của doanh nghiệp. Bạn cần xác định nhu cầu khi triển khai hệ thống tổng đài mới sao cho phù hợp và tiết kiệm chi phí. Cụ thể như:

  • Vị trí triển khai, số lượng máy và số phòng ban sử dụng
  • Nhu cầu trang bị đầu số, số lượng điện thoại cho hệ thống
  • Tính năng cần được tích hợp, thời gian lưu trữ các bản ghi âm cuộc gọi
  • Các dịch vụ tích hợp trong hệ thống tổng đài: lời chào khi gọi, ghi âm cuộc gọi,…
  • Các nhu cầu khác: Hiển thị thông tin khách hàng khi gọi đến, kết hợp cùng hệ thống CRM/ERP,…
  • Phân quyền và quản trị hệ thống trên đám mây hoặc web

3. Lựa chọn mô hình triển khai 

Bước tiếp theo sau khi xác định rõ hiện trạng và nhu cầu sử dụng, bạn cần xác định mô hình tổng đài thích hợp để triển khai.

3.1. Hệ thống tổng đài cứng 

Tổng đài cứng là hệ thống được thiết lập sẵn số lượng máy nhánh và số cuộc gọi. Người dùng chỉ cần mua và lắp đặt tại công ty hoặc các chi nhánh của mình.

Loại tổng đài này phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng máy nhánh ít. Đồng thời, không có nhu cầu tích hợp hệ thống với các tính năng khác. Khả năng mở rộng của nó cũng bị hạn chế khá nhiều. Chính vì vậy, khi lắp đặt bạn cần tính toán rõ số lượng máy nhánh và nhu cầu lưu trữ dài hạn.

Đối với hệ thống tổng này, doanh nghiệp sẽ tốn các chi phí như:

  • Chi phí mua tổng đài và các license cần thiết khi sử dụng
  • Nhân sự để quản trị hệ thống tổng đài
  • Trang thiết bị đầu cuối như: IP Phone, tai nghe cho hệ thống Call Center,…

3.2. Hệ thống tổng đài VoIP mã nguồn mở

Đối với hệ thống tổng đài loại này bạn có thể sử dụng tổng đài NEC. Doanh nghiệp cần chuẩn bị loại tổng đài phù hợp. Có thể tận dụng PC cũ, máy ảo, mua server để tiến hành xây dựng hệ thống. Khi sử dụng hệ thống, bạn sẽ linh hoạt hơn trong việc mở rộng, khai báo dịch vụ và nâng cấp hệ thống.

Đối với hệ thống tổng này, doanh nghiệp sẽ tốn các chi phí như:

  • Chi phí cho phần cứng tổng đài, bạn có thể tham khảo tổng đài NEC SL2100,….
  • Nhân sự để quản trị hệ thống tổng đài
  • Trang thiết bị đầu cuối như: IP Phone, tai nghe cho hệ thống Call Center,…

3.3. Hệ thống tổng đài ảo – Cloud PBX 

Mô hình tổng đài này giúp các doanh nghiệp không cần phải quản trị hệ thống. Toàn bộ hệ thống tổng đài – Call Center sẽ được quản lý trên Cloud. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị thiết bị đầu cuối để kết nối trực tiếp với tổng đài.

Các thay đổi về tính năng như cuộc gọi, lời chào, nhạc chờ sẽ được điều chỉnh phù hợp trên Cloud PBX. Hệ thống hoạt động theo mô hình SaaS nên việc mở rộng rất dễ dàng và nhanh chóng. Do đó, tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu nâng cấp và mở rộng mọi lúc.

  • Đối với hệ thống tổng này, doanh nghiệp sẽ tốn các chi phí như:
  • Chi phí thuê tổng đài ảo
  • Trang thiết bị đầu cuối như: IP Phone, tai nghe cho hệ thống Call Center,…

KẾT LUẬN

Qua bài viết trên của U&M.E, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn các bước triển khai hệ thống tổng đài voip. Quy trình giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình tổng đài đài phù hợp. Bạn đang lên kế hoạch xây dựng và lắp đặt hệ thống tổng đài, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé!

Posted in GIẢI PHÁP, Trung tâm dữ liệu.