Xu thế ứng dụng công nghệ liên lạc nhanh chóng vào doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến hiện nay, trong đó việc xây dựng một hệ thống tổng đài nội bộ chuyên nghiệp là điều quan trọng.
Hệ thống tổng đài nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp có một nền tầng giao tiếp, liên lạc giữa các máy nội bộ trong văn phòng, cũng như từ các máy nội bộ ra bên ngoài một cách thuân tiện, ít tốn kém nhất.
Bạn cũng có thể quản lý hệ thống điện thoại của mình bằng cách cho phép hay không cho phép một máy nào đó trong nội bộ thực hiện các cuộc gọi ra.
1. Hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm những gì?
– Thiết bị Tổng đài điện thoại, bao gồm: Bộ trung tâm chuyên xử lý, chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số.
– Đường trung kế (đường dây từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng).
– Máy nhánh bao gồm tất cả các điện thoại bàn, điện thoại tổng, máy in, máy fax,…
– Hộp cáp: Nơi tập trung dây tín hiệu, dùng để đấu nối các thiết bị đầu cuối… nhằm chống sét và phục vụ công tác bảo hành, bảo trì về sau trở nên đơn giản hơn.
Những thiết bị đi kèm với hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm:
– Bộ nguồn dự phòng: Nguồn dự phòng sẽ kết nối trực tiếp vào tổng đài phòng khi cúp điện, đảm bảo sự hoạt động liên tục của tổng đài mà không bị gián đoạn.
– Bàn giám sát DSS: Nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống (gác máy, bận máy, trung kế bận, trung kế rảnh…)
– Hiển thị số gọi đến(CID) có 3 loại tùy thuộc vào dòng tổng đài mà ta đang sử dụng:
+ Tổng đài tích hợp sẵn: Hiển thị trực tiếp trên các điện thoại bàn (có màn hình).
+ Hộp hiển thị số gọi đến nằm độc lập với tổng đài gắn thêm vào.
+ Card hiển thị số gọi đến: Dành riêng cho các dòng tổng đài không tích hợp sẵn phải nâng cấp riêng ra.
2. Sơ đồ kết nối của một hệ thống tổng đài nội bộ
– Trên tổng đài sẽ có rất nhiều cổng ta gọi chung là port.
– Các port để kết nối với các đường line bên ngoài ta gọi là đường trung kế (CO).
– Các port để kết nối các thiết bị bên trong ta gọi là các máy nhánh (EXT).
– Trên tổng đài sẽ có 1 cổng COM – để kết nối với máy tính quản lý toàn bộ hệ thống.
– Cổng kết nối bình lưu điện.
– Tất cả các thiết bị trong tổng đài được kết nối với nhau bằng dây điện thoại 2P hoặc 4P, thông thường 1 dây có 2 ruột dây mát và dây nóng.
3. Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hoạt động như thế nào?
– Khi nhận tín hiệu cuộc gọi tác động từ bên ngoài vào (đường trung kế) tổng đài sẽ nhận tín hiệu và xử lý cuộc gọi đó. Có 2 cách lập trình tổng đài như sau:
+ Đổ chuông trực tiếp: Sẽ quy định đổ chuông cho máy nhánh trực tiếp nào đó, người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy và tiếp chuyện với khách hàng.
+ Chế độ DISA: Tổng đài sẽ tự động phát ra 1 câu chào hướng dẫn khách hàng thực hiện tháo tác ngay trên điện thoại của khách hàng để gặp được bộ phận mà mình mong muốn gặp. Trong vòng 10 giây nếu khách hàng không thao tác thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà ta đã quy định.
– Mỗi một máy nhánh của tổng đài được quy định bằng 1 số nhất định mà ta lập trình cho nó trên các port (cổng) của tổng đài.
+ Dễ dàng liên lạc với các phòng ban qua các cổng được cài đặt sẵn.
+ Chuyển đổi các cuộc gọi khi cổng nhận đang bận.
– Khả năng bảo mật và quản lý:
+ Tổng đài điện thoại nội bộ sẽ cấp password cho từng máy nhánh. Khi gọi ra ngoài tổng đài yêu cầu nhập Password để được phép gọi ra.
+ Quy định từng trung kế được phép gọi di động, nội thành, liên tỉnh.
KẾT LUẬN
Bạn muốn triển khai hệ thống tổng đài doanh nghiệp và chăm sóc khách hàng cho Khách sạn, Resort, Văn phòng,… và cần tư vấn thông tin về các sản phẩm liên quan đến tổng đài và điện thoại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại đây:
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ tới:
Trụ sở chính:
- Điạ chỉ: Lầu 2 & 3, 772 E-F-G Sư Vạn Hạnh, Phường 12, Quận 10, Tp. HCM
- Điện thoại: 0839.32.89.89
- Fax: 028. 38627610
- Email: hotline@umevn.com
Chi nhánh miền Bắc:
- Địa chỉ: P.412, tầng 4, Tòa nhà Eurowindow Multicomplex, 27 Trần Duy Hưng, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
- Điện thoại: 024. 62.65.77.79
- Fax: 024. 62657789
- Email: info-hn@umevn.com
Văn phòng đại diện tại Tp. Đà Nẵng:
- Địa điểm: Phòng 1 – Tầng4, Nhà xuất bản Đà Nẵng – Số 3 đường 30 Tháng 4, Phường Hòa Cường Bắc, Quận Hải Châu,TP. Đà Nẵng
- Điện thoại: 0236.322.16.88
