Những điều bạn cần biết về hệ thống tổng đài điện thoại?

Bạn đang cần lắp đặt hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp? Hệ thống tổng đài điện thoại cho phép kết nối nhiều vị trí trên cùng một mạng nội bộ. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí gọi điện thoại di động và chi phí gọi đường dài.

Hơn nữa, tổng đài còn có nhiều tiện ích giúp doanh nghiệp xây dựng trung tâm chăm sóc khách hàng. Vậy làm thế nào để thiết lập một hệ thống tổng đài hoàn hảo? Để hiểu rõ hơn hãy cùng U&ME theo dõi bài viết dưới đây!

1. Doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ?

Hiện nay, có rất nhiều loại hình doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống tổng đài để liên lạc. Tuy nhiên, để xây dựng và tối ưu hệ thống thì doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu sử dụng và tài chính của công ty. Sau khi xác định rõ được nhu cầu, ngân sách và loại tổng đài phù hợp. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc lắp đặt hệ thống tổng đài cũng như tiết kiệm chi phí.

hệ thống tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay. Các công ty thường lựa chọn sử dụng thường là:

  • Được sử dụng phổ biến trong nhà hàng, nhà máy, khách sạn.
  • Các công ty có hệ thống văn phòng nhiều nơi, đa chi nhánh ở những vị trí khác nhau.
  • Các tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc và yêu cầu bảo mật dữ liệu cao.
  • Doanh nghiệp cần nhu cầu liên lạc giữa các phòng ban, gọi nội bộ và ra ngoài.
  • Các tổ chức, cá nhân cần hệ thống để phục vụ bán hàng trực tuyến và chăm sóc khách hàng.
  • Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ và tư vấn thông tin cho khách hàng.

2. Tổng đài nội bộ mang lại lợi ích gì?

hệ thống tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức, doanh nghiệp.  Nó không chỉ đáp ứng nhu cầu sử dụng mà còn có ưu điểm sau:

  • Tối ưu hóa nhu cầu bảo mật cuộc gọi theo lịch trình gọi nội bộ và các cuộc gọi ra ngoài.
  • Cung cấp tính năng chặn cuộc gọi người dùng theo nhóm hoặc theo ngày.
  • Không mất phí khi liên lạc nội bộ trong doanh nghiệp
  • Tích hợp VoIP giữa các chi nhánh, cửa hàng.
  • Dễ dàng chuyển cuộc gọi sang người khác khi có việc bận hoặc đi ra ngoài.
  • Cung cấp số điện thoại cố định để dễ dàng liên lạc với khách hàng.
  • Tự động phát lời chào khi khách hàng gọi đến.

3. Lựa chọn tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ cần lắp đặt tổng đài đơn giản, ít chi phí. Tổng đài Analog chính là sự lựa chọn hoàn hảo, đáp ứng nhu cầu liên lạc trong tổ chức và giữa các phòng ban.  Chi phí phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nhân viên ít.

hệ thống tổng đài điện thoại

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần một hệ thống tổng đài để phục vụ cho việc bán hàng trực tuyến, chăm sóc khách hàng. Bạn nên lựa chọn loại tổng đài IP tiện lợi và nhanh chóng. Nó giúp cho bạn vừa có thể liên lạc nội bộ, vừa chăm sóc khách hàng. Đây còn được gọi là tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức.

Còn nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh và cửa hàng hoặc nhu cầu gọi nội bộ cao. Giải pháp tổng đài IP chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Thông thường, tổng đài IP sẽ gồm hai loại hệ thống. Trong số, một hệ thống sử dụng phần cứng và còn lại là sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ.

Hệ thống tổng đài điện thoại IP có chi phí hợp lý và không phải đầu tư nhiều. Chính vì vậy, có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng hệ thống này. Tuy nhiên, để lựa chọn loại tổng đài phù hợp, bạn có thể liên hệ với U&ME để được tư vấn và hỗ trợ.

4. Cách thiết lập tổng đài nội bộ

Sau khi lựa chọn được loại tổng đài phù hợp. Để thiết lập và cấu hình hệ thống, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

4.1. Bước 1: Trang bị các thiết bị cần thiết

Để có một hệ thống tổng đài hoạt động hiệu quả và bền lâu. Trước tiên, bạn cần phải trang bị những thiết bị cần thiết và giải pháp phù hợp. Sau đó, bạn cần có đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng lớn như FPT, CMC, VNPT. Và một số thiết bị khác như sau:

  • Điện thoại tổng đài doanh nghiệp. Hoặc bạn có thể tận dụng các điện thoại phù hợp sẵn có và kết nối với thiết bị chuyển đổi.
  • Hệ thống hạ tầng Internet và các dây mạng LAN.
  • Các thiết bị phụ trợ như: Tai nghe,máy tính bàn,…

4.2. Bước 2: Chọn đơn vị cung cấp

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống tổng đài doanh nghiệp. Tại Việt Nam, có thể kể đến một số đơn vị nổi bật như: NEC, Panasonic, Siemens, Ericsson, Alcatel và nhiều hãng khác.

Để lựa chọn một thương hiệu phù hợp, bạn cần xem xét chất lượng cũng như giá thành của sản phẩm. Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào ngân sách và quy mô của doanh nghiệp. Sau khi đã lựa chọn cho mình một thương hiệu tổng đài phù hợp thì bạn cần chọn sản phẩm. Nó vừa phải đáp ứng nhu cầu sử dụng vừa phải giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm chi phí.

4.3. Bước 3: Triển khai đăng ký và lắp đặt tổng đài nội bộ

Sau khi đã đăng ký đầu số và chuẩn bị đủ thiết bị, đơn vị thi công sẽ tiến hành lắp đặt tổng đài. Nếu bạn chỉ sử dụng hệ thống tổng đài nhỏ ( như SL2100 của NEC). Việc triển khai sẽ được thực hiện nhanh chóng chỉ trong vòng vài ngày. Còn nếu quy mô doanh nghiệp lớn hơn thì có thể kéo dài lâu hơn.

Khi lắp đặt xong tổng đài, kỹ thuật viên sẽ tiến hành kiểm tra tín hiệu, đường truyền và thiết bị. Sau đó, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống để giao tiếp hoặc liên lạc ra bên ngoài.

hệ thống tổng đài điện thoại

KẾT LUẬN

Trên đây là những thông tin hữu ích về hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp. Hy vọng với bài viết trên có thể giúp bạn dễ dàng hơn khi tìm hiểu và hệ thống tổng đài. Nếu cần tư vấn và hỗ trợ, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với U&M.E nhé!

Posted in GIẢI PHÁP, Trung tâm dữ liệu.